Dedykowany system dla serwisu samochodowego
Dedykowany ciąg automatyzacji, pozwalający na import części bezpośrednio ze schematu, do systemu ofertowego, aż na finalną fakturę dla klienta.
Problem
Proces tworzenia wycen dla klientów w nieautoryzowanym serwisie BMW bywa powolny i podatny na ludzkie błędy. Zespół naszego klienta musiał ręcznie kompletować listy potrzebnych części w specjalistycznym programie katalogowym (ETK), aby następnie pojedynczo wprowadzać je w system ofertowy i weryfikować ich bieżące ceny w zewnętrznym katalogu dystrybutora, ponieważ aktualizacje cen potrafią pojawiać się w najmniej oczekiwanym momencie, a system do przygotowania ofert nie posiada integracji, a jedynie bazuje na wprowadzonych historycznie kwotach.
Dopiero po zebraniu tych danych doradca musiał ręcznie przygotować ofertę, wygenerować plik PDF i wysłać go z firmowej skrzynki pocztowej, aby następnie po ewentualnej wykonanej naprawie, ponownie ręcznie wprowadzać pozycje do systemu fakturowego, aby przygotować dokument sprzedaży. Cały proces wedle przeprowadzonych podczas wewnętrzego audytu badań pochłaniał nawet do 10h tygodniowo, opóźniał obsługę i stwarzał realne ryzyko kosztownych pomyłek cenowych.
Wdrożone Rozwiązanie
Po przeanalizowaniu i dogłębnej analizie problemu klienta, zaprojektowaliśmy, oraz stworzyliśmy dedykowany ekosystem integracji, który pozwolił spiąć rozproszone narzędzia w jeden prosty i inteligentny proces.
- Integracja eksportowa: Bezpośrednio w interfejsie oficjalnego programu BMW ETK wdrożyliśmy specjalny przycisk, który doradca klika po skompletowaniu listy potrzebnych części, a one automatycznie eksportują się do naszej dedykowanej aplikacji.
- Wycena w czsie rzeczywistym: System dzięki kolejnej integracji w ułamku sekudy łączy się z bazą hurtowni, pobierając najbardziej aktualne ceny dla wyeksportowanych pozycji, oraz automatycznie uwzględnia je w stworzonej przez doradcę ofercie.
- Panel Zarządzania Ofertą: Intuicyjny interfejs dla doradcy, pozwalający w kilka sekund dodać koszty robocizny i nałożyć stosowne rabaty procentowe, lub kwotowe. Dodatkowo dzięki importowi cen zakupowych, oraz sprzedażowych, system automatycznie przelicza zysk, oraz podsumowuje koszta i przychody.
- Dystrybucja i Customer Experience: Wbudowana integracja ze skrzynką pocztową, jednym kliknięciem pozwala na wysłanie maila do klienta z linkiem do interaktywnej wyceny online, lub na pobranie oferty w formie pliku PDF. Po wykonaniu usługi jednym kliknięciem oferta może zostać przeniesiona do systemu fakturowego. Dzięki czemu klient zdecydowanie szybciej otrzyma wycenę, oraz krócej będzie musiał czekać na dokument sprzedaży.
- Podsumowanie: System nie jest kolejną niepotrzebną technologią, która ma dobrze wyglądać, ale starannie przygotowanym ciągiem integracji, który realnie odpowiada na problemy klienta. Bazując na wykonanych analizach, system pozwolił skrócić czas ofertowania o około 87%, co daje oszczędność czasu na poziomie 8 godzin i 42 minut w skali tygodnia!!!